Interkantonale Anerkennung von amtlichen Bescheinigungen in elektronischer Form

Im Rahmen des Ausbaus der digitalen Dienste auf kantonaler und kommunaler Ebene stellen einige Behörden nun amtliche Bescheinigungen in elektronischer Form aus.

Konkrete Fälle zeigen jedoch, dass diese Dokumente von anderen Behörden nicht immer anerkannt werden. So wurde eine von einer Walliser Gemeinde elektronisch ausgestellte Wohnsitzbestätigung von einem Freiburger Zivilstandsamt abgelehnt mit der Begründung, dass dieses aufgrund der fehlenden Unterschrift an der Echtheit des Dokuments zweifelte. In solchen Fällen müssen die Behörden nachträglich ein Dokument in Papierform erstellen, wodurch der Nutzen des digitalen Verfahrens verloren geht.

Solche Situationen untergraben die Glaubwürdigkeit digitaler Dienste, verursachen Mehrkosten und behindern den Übergang zu einer effizienten und einheitlichen digitalen Verwaltung. Ich bitte deshalb den Bundesrat, folgende Fragen zu beantworten:

• Sind dem Bundesrat Fälle bekannt, in denen von einer Behörde ausgestellte amtliche Dokumente in elektronischer Form von einer anderen Behörde, insbesondere in einem anderen Kanton, nicht anerkannt werden?

• Welche rechtlichen Grundlagen, Standards oder Empfehlungen gibt es derzeit auf Bundesebene, um die interkantonale Anerkennung amtlicher Bescheinigungen in elektronischer Form und gegebenenfalls deren Authentifizierung sicherzustellen?

• Welche zusätzlichen Massnahmen oder Anpassungen könnten erforderlich sein, um die Anerkennung amtlicher Dokumente in elektronischer Form zwischen Behörden zu verbessern und zu verhindern, dass ihre Gültigkeit in Frage gestellt wird?

Zu Frage 1: Der Bundesrat hat keine Kenntnis von Fällen, in denen von einer Behörde ausgestellte amtliche Dokumente in elektronischer Form systematisch nicht anerkannt wurden. Dem Eidgenössischen Amt für das Zivilstandswesen EAZW ist zum Beispiel ein vereinzelter Fall bekannt, in dem die Anerkennung elektronischer Zivilstandsurkunden Schwierigkeiten bereitete. Im Jahr 2025 informierte der Kanton Freiburg das EAZW darüber, dass einzelne Behörden elektronisch ausgestellte Zivilstandsurkunden teilweise nicht akzeptierten. Daraufhin erinnerte das EAZW sämtliche kantonalen Aufsichtsbehörden über die Zivilstandsämter mit Rundmail vom 15. September 2025 an die geltenden Rechtsgrundlagen sowie an die rechtliche Gleichwertigkeit elektronischer und papiergestützter Zivilstandsurkunden. Gleichzeitig wurden die Behörden auf die bestehenden Möglichkeiten zur Überprüfung der Echtheit elektronischer Urkunden hingewiesen. Hinweise auf Nicht-Akzeptanz durch private Institutionen (insbesondere Versicherungen) liegen dem Amt ebenfalls nur vereinzelt vor, auch diese Fälle haben keinen systemischen Charakter.

Zu Frage 2:

Normsetzung zum kantonalen Verwaltungsverfahren, wie etwa über die Anerkennung elektronischer amtlicher Dokumente, ist grundsätzlich Sache der Kantone, da der Bund dazu nicht über eine eigenständige Gesetzgebungskompetenz verfügt. Der Bund kann allerdings in denjenigen Sachgebieten sektorspezifische Regelungen über das Verfahren der Kantone erlassen, in denen er über eine sektorielle Gesetzgebungskompetenz verfügt (vgl. Art. 3 und 42 Bundesverfassung [BV, SR 101]). Dies ist beispielsweise im Privatrecht der Fall (Art. 95 BV).

Im Bereich des Privatrechts und der amtlichen Vermessung hat der Bund Vorschriften über elektronische amtliche Dokumente erlassen. Mit der Möglichkeit der elektronischen Ausstellung von amtlichen Bescheinigungen in diesem Bereich hat der Bund die entsprechenden Rechtsgrundlagen zur Anerkennung bzw. betreffend Anforderungen an die technischen Verfahren zur Sicherung der Authentizität und Integrität geschaffen.

Gemäss Art. 3 Abs. 1 der Verordnung über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (EÖBV, SR 211.435.1) sind nach dieser Verordnung erstellte elektronische öffentliche Urkunden und elektronische Beglaubigungen den entsprechenden Dokumenten auf Papier gleichgestellt. Nach Artikel 19 Abs. 2 EÖBV prüfen die Zivilstands-, Grundbuch- und Handelsregisterämter die ihnen eingereichten elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen mit dem bundesweit bereitgestellten Validatorsystems. Dabei werden für die Authentizität und Integrität insbesondere die elektronische Signatur sowie die Unverändertheit des Dokuments überprüft. Das Validatorsystem kann auch durch Private genutzt werden.

Neben dem Privatrecht bestehen in weiteren Sachbereichen, etwa im Strafregisterbereich oder für die elektronische Kommunikation in der Justiz, Regelungen des Bundes für digitale amtliche Dokumente oder solche sind geplant.

Zu Frage 3:

Die technische und organisatorische Übermittlung elektronischer Dokumente zwischen Behörden sowie durch Privatpersonen an Behörden stellt weiterhin eine praktische Herausforderung dar. Elektronische Urkunden entfalten ihren vollen Nutzen insbesondere dann, wenn sie ohne Unterbruch der elektronischen Vertrauenskette sicher übermittelt und von den empfangenden Stellen elektronisch verarbeitet werden können. Die Schaffung und Etablierung entsprechender Übermittlungs- und Vertrauensinfrastrukturen sind im Rahmen der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung weiterhin voranzutreiben.

Aus der Strategie «Digitale Verwaltung Schweiz 2024-2027» von Bund, Kantonen und Gemeinden ergeben sich verschiedene Massnahmen, um den elektronischen Geschäftsverkehr mit der Verwaltung zu fördern und die Nutzung von digitalen amtlichen Bescheinigungen zu vereinfachen. Dazu gehört auch, die digitalen Fähigkeiten der Organisationen und ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu stärken. Darüber hinaus sind der Aufbau und die Nutzung der E-ID-Vertrauensinfrastruktur sowie die sichere und rechtskonforme elektronische Übermittlung von amtlichen Dokumenten zentrale Schwerpunkte der Strategieumsetzung.

Wesentlich für die angestrebten Vereinfachungen sind insbesondere weitergehende Standards im Bereich der Interoperabilität, einschliesslich einer möglichst einheitlichen Anwendung und Validierung elektronischer Signaturen und Siegel. Die Digitale Verwaltung Schweiz (DVS) soll künftig vermehrt Standards fördern und als anerkannte eCH-Standards publizieren. Weiter ist eine tripartite Kommission (Bund, Kantone, Städte/Gemeinden) eingesetzt, um zu klären, wie dem Bund auf Verfassungsebene erweiterte Kompetenzen zugewiesen werden können, um Standards für die Digitalisierung für alle Staatsebenen für verbindlich erklären zu können.