Schwachstellen bei grossen IKT-Vorhaben an der Wurzel packen

Prüfungen der Eidg. Finanzkontrolle weisen regelmässig auf Schwachstellen in grossen IKT-Vorhaben der Bundesverwaltung hin. Ein wesentlicher Teil dieser Feststellungen deutet darauf hin, dass grundlegende Voraussetzungen bereits in der Projektinitialisierung unzureichend geklärt oder vorbereitet wurden.

Insbesondere folgende Punkte legen Ursachen in einer ungenügenden Initialisierungsphase nahe:

• Unklare oder wenig konkretisierte Ziele Zielbilder und Projektziele sind häufig zu allgemein formuliert und nicht messbar. Damit fehlt bereits zu Projektbeginn eine belastbare Grundlage für Steuerung und Erfolgskontrolle.

• Unzureichend definierter Nutzen Nutzenversprechen bleiben häufig vage und sind nicht mit konkreten Kennzahlen oder Methoden zur Wirkungsmessung hinterlegt. Dadurch wird die Steuerbarkeit des Vorhabens von Beginn an eingeschränkt.

• Fehlende oder unklare Architektur Wichtige Architekturartefakte (z. B. Soll- oder Transitionsarchitektur) fehlen teilweise. Der Weg von der Ist- zur Zielarchitektur bleibt dadurch unklar und spätere Integrationsprobleme werden begünstigt.

• Unzureichendes Stakeholdermanagement Eine Analyse von Einfluss, Interessen und Risiken der relevanten Stakeholder fehlt häufig; ebenso deren klare Priorisierung und Einbindung. Anforderungen und Abhängigkeiten werden dadurch oft erst spät erkannt.

• Unzureichende Einbettung in ein übergeordnetes Portfolio Abhängigkeiten zu anderen Vorhaben sowie Prioritäten und Ressourcen werden nicht ausreichend abgestimmt. Dies kann zu Verzögerungen und ineffizientem Ressourceneinsatz führen.

• Rahmenbedingungen werden zu spät geklärt Strategische, organisatorische oder rechtliche Voraussetzungen werden teilweise erst während der Umsetzung adressiert, was Verzögerungen und Zusatzaufwände verursacht.

Besorgniserregend ist, dass diese Problemfelder seit Jahren wiederholt festgestellt werden. Es stellt sich daher die Frage, ob der Verwaltung geeignete Instrumente fehlen oder ob die bestehenden Instrumente nicht konsequent und wirksam eingesetzt werden.

Vor diesem Hintergrund wird der Bundesrat um die Beantwortung folgender Fragen gebeten:

1. Die Bundesverwaltung verfügt bei der Bundeskanzlei über einen zentralen Pool an Projektleitern für Schlüsselprojekte. Wie beurteilt der Bundesrat, dass es trotz dieses Expertenpools weiterhin zu den aufgezeigten Versäumnissen in der Initialisierungsphase kommt?

2. Die Weisungen zu den Vorhaben und zum Portfolio der Bundesverwaltung im Bereich Digitalisierung und IKT sehen vor, dass die Bundeskanzlei bei Grossprojekten mit Gesamtkosten von mehr als 5 Millionen Franken (bzw. 10 Millionen Franken im Rüstungsbereich) in der Initialisierungsphase vor Projektfreigabe ein Projekt-Assessment durchführt und Empfehlungen zuhanden der freigebenden Instanz abgibt.

• Bei welchen Projekten hat die Bundeskanzlei in den letzten zwei Jahren diese Assessments durchgeführt?

• Zu welchen Ergebnissen bzw. Empfehlungen kamen diese Assessments?

• Wie gingen die freigebenden Stellen jeweils mit diesen Empfehlungen um?

3. Wie beurteilt der Bundesrat die Einführung einer obligatorischen Begleitung oder Beratung der Projektteams während der Initialisierungsphase durch unabhängige Experten? Wurden entsprechende Modelle geprüft oder pilotiert?

1: Der Pool von Informatikprojektleiterinnen und -leitern wurde 2014 in Erfüllung der gleichlautenden Motionen 12.3986 der FK-N und 12.3987 der FK-S geschaffen. Die Bundeskanzlei beschäftigt in diesem Pool drei interne Projektleiter für Schlüsselprojekte. Da demgegenüber 21 Schlüsselprojekte in der Bundesverwaltung geführt werden, können darüber hinaus zusätzlich externe Projektleiter über die bundesweite WTO ALPIN beigezogen werden, oder die Schlüsselprojekte werden durch amtsinterne Mitarbeitende geleitet. Die Verantwortung für die erfolgreiche Umsetzung und Einhaltung der Ziele eines Projekts verbleibt dabei gemäss der Projektführungsmethode HERMES bei der zuständigen Verwaltungseinheit als Projektauftraggeberin. Es ist nicht geplant, den internen Expertenpool auszubauen. Das Anliegen nach verstärkter Begleitung in der Initialisierungsphase wird jedoch im Rahmen der Anpassung der IKT-Governance geprüft. Der Bundesrat hat die Bundeskanzlei mit deren konkreten Ausarbeitung bis Ende 2026 beauftragt (siehe Antwort 3).

2: In den Jahren 2024 und 2025 hat die Bundeskanzlei bei 14 Grossprojekten in fünf Departementen ein Assessment durchgeführt. Die höchsten Volumina wiesen die Vorhaben DigiAgriFoodCH, IT-Infrastruktur der Gruppe V und Heilmittelplattform auf. In rund zwei Dritteln der Fälle hat die Bundeskanzlei ihre grundsätzlich positive Einschätzung mit Empfehlungen oder Bedingungen versehen: am häufigsten eine Konkretisierung der Kontrollmechanismen innerhalb des Projekts, sowie eine raschere Besetzung der Rolle "unabhängige Qualitätssicherung" in der Projektorganisation. Vereinzelt sind auch die Konkretisierung der Projektziele, die Sicherstellung der Finanzierung und die Reduktion der Abhängigkeiten von Externen adressiert worden. Die adressierten Projektauftraggebenden haben jeweils zugesichert, die Massnahmen umzusetzen.

3: Es ist bereits Vorgabe, dass Grossprojekte durch eine von der Projektleitung unabhängige Fachperson für das Qualitäts- und das Risikomanagement begleitet werden. Sie beurteilt insbesondere die Projektsteuerung, die Projektführung, die Projektergebnisse sowie die Projektrisiken. Sie rapportiert direkt der Projektauftraggeberin oder dem Projektauftraggeber.

Dieses Instrument soll ergänzt werden: Der Bundesrat hat die Bundeskanzlei beauftragt, ihm bis Ende 2026 Grundlagen zur Weiterentwicklung der Governance der digitalen Transformation vorzulegen. In diesem Zusammenhang werden Synergieprüfungen bei allen Grossprojekten in der Initialisierungsphase geprüft.